Comment organiser un événement sportif ou culturel efficacement ?

Organiser un événement sportif, un festival ou un salon nécessite un important travail de mise en place en amont. Le choix de la capacité du lieu et la mise en place de la programmation tient compte du nombre de participants attendus.
Parce qu’il génère un regroupement de foule, la sécurité de l’événement doit être une priorité.

Par ailleurs, l’occupation du domaine public ou la diffusion de musique ne s’improvisent pas. Démarches administratives, obtention d’agréments ou autorisations… Dans le domaine de l’événementiel, les obligations légales sont nombreuses.
Quelle que soit la nature de votre événement, sa réussite dépend avant tout de vos préparatifs et du dispositif déployé pour la sécurité des participants et des encadrants. Découvrez dans cet article quelques conseils pratiques pour organiser un événement efficacement et en toute sûreté !

 

Organiser un événement sportif, culturel : les étapes indispensables

Demander une autorisation à la mairie ou à la préfecture

Vous souhaitez organiser un événement dans un espace public ?

Que vous envisagiez d’organiser un festival de musique, un salon professionnel, un rallye automobile ou une course à pied, vous devez au préalable obtenir une autorisation administrative. Votre demande doit être adressée à la mairie ou à la préfecture de police. Vous devez y indiquer notamment votre identité en qualité d’organisateur, le lieu, la date et les horaires de début et de fin de la manifestation.

En revanche, une simple déclaration est suffisante lorsque l’événement a lieu dans un espace privé habilité en tant qu’établissement recevant du public (ERP).

Effectuer les démarches pour les autorisations supplémentaires

Vous devez installer une buvette pour un événement ?

Une telle installation requiert une demande de licence temporaire de débit de boissons >>. Vous devez adresser une demande en mairie au moins 15 jours avant l’événement. La réglementation applicable aux débits de boissons impose des règles strictes en matière d’affichage, d’étalage, d’hygiène et de sécurité.

Et si vous prévoyez des diffusions sonores pendant votre événement ?
Dès lors que votre événement donne lieu à la diffusion ou l’interprétation de musique, vous devez demander une autorisation préalable à la SACEM. Vous aurez à régler les droits de diffusion afférents pour organiser un événement de ce type.

 

Respecter les normes de santé

Dans le contexte actuel, on pense inévitablement à la question du contrôle du passe sanitaire. Car organiser un événement implique de préserver la santé de tous les intervenants à la manifestation.

En effet, le regroupement important de personnes et la proximité représentent une situation à risques. Sur le plan sanitaire, ce type de rassemblement peut facilement favoriser la propagation de maladies infectieuses.

Par ailleurs, pour organiser un événement de type compétitions sportives, la mise en place d’un contrôle médical peut être nécessaire. Ainsi, les participants doivent présenter une licence ou un certificat médical de moins d’un an pour les non-licenciés. La fédération sportive délégataire émet par ailleurs des normes techniques à respecter.

Contracter une assurance

Organiser un événement c’est aussi souscrire une assurance. En effet, la garantie d’une assurance événementielle couvre la responsabilité civile, le lieu de déroulement de la manifestation et le matériel utilisé.
L’assurance évènementiel doit couvrir l’ensemble des personnes présentes. Les intervenants, participants, exposants, personnel d’accueil ou de sécurité sont concernés. Certains événements justifient de souscrire à une assurance complémentaire. Elle permet de couvrir le risque d’annulation pour intempéries par exemple.

 

Organiser un événement en toute sécurité !

Contrôler la conformité des installations et des équipements

Pour éviter tout risque d’accident, d’électrocution, d’incendie, il est impératif de vérifier la conformité des installations et du matériel utilisé au cours de l’événement. Organiser un événement exige donc l’intervention d’une équipe de secours. Cette dernière peut d’ailleurs être sollicitée auprès de la Croix-Rouge, des secouristes volontaires ou des pompiers.

De même, il faut ainsi veiller au respect des mesures préventives en cas d’incendie ou d’inondation. Il en va du contrôle de la présence d’extincteurs agréés et du test de l’efficacité du service de sécurité incendie.

Vous devez également vérifier la conformité des systèmes électriques ou encore de la signalisation des issues de secours.

Lorsqu’elles sont ouvertes sur les voies de circulation, les manifestations doivent faire l’objet d’une signalisation spécifique. Pour organiser un événement en extérieur, des barrières et piquets mobiles sont souvent nécessaires. Ils permettent de rendre l’événement repérable par les usagers de la route.

Élaborer un plan de secours

Organiser un événement c’est également prévoir la mise en place d’un plan de secours. En cas d’incident, le plan de secours permet d’identifier les moyens humains et matériels indispensables et de définir les procédures d’alerte.
De ce travail minutieux résulte la définition des chemins d’accès réservés aux secours, des issues de secours et des procédures d’évacuation.

Lorsque la manifestation reçoit plus de 1 500 personnes*, la commission consultative départementale de sécurité et d’accessibilité doit être prévenue. La mise en place d’un plan de gestion des risques impose d’identifier les dangers en amont. Il faut également bien évaluer les risques présents et développer des solutions pour y répondre.

* Spectateurs, participants et organisateurs inclus.

 

Utiliser des outils de communication efficaces

Un mouvement de foule incontrôlé, une bagarre, une intrusion… C’est exactement ce qu’il faut éviter pour organiser un événement regroupant du public !

La sécurité est un enjeu primordial. C’est pourquoi il est important d‘éviter et gérer les débordements. Pour y parvenir, vous devez vous équiper d’outils de communication efficaces. Vos équipes chargées d’organiser un événement doivent être en relation permanente. 

C’est l’échange constant d’informations qui permet à chacun de connaître l’état de la situation en temps réel. En cas de nécessité, il est alors possible d’intervenir rapidement. Sur ce point, les radios professionnelles sont très pratiques. En effet, elles contribuent à une organisation optimale grâce à une communication fiable tout terrain à portée de main.

Pour organiser un événement et superviser la sécurité, la radiocommunication professionnelle a l’avantage de permettre une mise en relation quasi immédiate >>. A partir de talkies-walkies professionnels munis du PTT (push-to-talk), vous échangez instantanément avec vos collègues. Avec ces terminaux radios vous ne perdez plus de temps à composer de numéro contrairement à un téléphone portable. Et grâce à l’appel de groupe, vous n’avez plus à appeler un à un les différents PC pour transmettre une information importante.

De plus, un large choix d’accessoires audio compatibles vous permettent de travailler sans encombrement. Avec une oreillette Bluetooth ou un microphone cravate vous suivez le bon déroulement de l’événement en toute discrétion.

 

Opter pour des technologies de pointe pour gérer la foule

Parmi les solutions de communication efficaces pour organiser un événement, vous avez le système de communication radio LTE >>. Les radios professionnelles LTE utilisent notamment les réseaux LTE (4G) et 3G de plusieurs grands opérateurs mobiles. Ce fonctionnement est l’assurance d’une couverture réseau fiable pour organiser des événements partout en France (et même en Europe). Finies les coupures de communication ou encore la recherche de signal lors de concerts dans des lieux reculés !

La fonction GPS intégrée à ce type de radios vous permet par ailleurs une parfaite localisation de vos membres. Une fonctionnalité appréciée des organisateurs de courses pédestres, cyclistes, automobiles… nécessitant d’être au plus près des participants.

Pour aller plus loin dans la sécurisation d’événements, les nouvelles technologies proposent désormais une gestion avancée des mouvements de foule. Vous avez notamment des applications dotées de traceurs de foule pour repérer les zones à disperser. Vous avez aussi la fonction de suivi logistique pour réguler les offres de service (restauration par exemple). De même, la cartographie thermique peut être employée pour surveiller le flux de piétons et ainsi améliorer la circulation dans l’événement.

 

En définitive, organiser un événement sportif ou culturel nécessite un important travail de préparation, notamment en termes de sécurité. L’organisation doit prendre toutes les mesures pour limiter les risques d’accident. Il est primordial de respecter et faire respecter les règles de sécurité en vigueur par les participants comme les membres de l’organisation.

Le choix d’équipements de communication adaptés à l’événementiel >> permet d’optimiser la sécurisation de l’événement et joue un rôle majeur dans la réussite du projet.